Машина ВРЕМЕНИ: азы управления. Часть 6.

Марина Одинцова,
Бриллиантовый директор TianDe,
июнь 2016

«На день надо смотреть как на маленькую жизнь».
Максим Горький

Рада приветствовать Вас, дорогие ценители времени! Сегодня мы подводим логическую черту под содержательным и очень важным разговором о тайм-менеджменте эффективных людей. Мне очень хочется верить, что, внедряя в жизнь советы из пяти частей статьи «Машина времени: азы управления», Вы отметили не только прогрессивные изменения в личной и бизнес-практике, но и трансформировали своё отношение ко времени.

Итак, вся необходимая на этапе знакомства с тайм-менеджментом информация получена и освоена. И всё же, есть некоторые немаловажные детали, без учёта которых планирование рискует превратиться в достаточно несовершенный механический процесс. Я говорю о распределении дел по степени важности и срочности.

Классика жанра

Человек впервые задумывается о дружбе со временем, когда его начинает угнетать собственная неэффективность.

Осознание того, что «с этим нужно что-то делать», пробуждает в нём желание разобраться в ситуации – так человек делает первый шаг навстречу планированию времени.

Далее у него на руке начинают появляться нарисованные шариковой ручкой крестики-«напоминашки», работающие по принципу: увидел → вспомнил → сделал. Как в детстве, помните?

Через некоторое время главным помощником в вопросах тайм-менеджмента становится холодильник, на дверце которого как грибы после дождя в большом количестве появляются записки вроде «Позвонить маме», «Купить молоко», «Напомнить Ольге про книгу». А на Вашем холодильнике есть такие?

И вот, наконец, человеку приходит мысль о систематизации своих дел в регулярном порядке – и он оправляется в магазин канцелярии на поиски подходящего ежедневника. Замечу, что к процессу его выбора действительно стоит подойти весьма серьёзно. Важно, чтобы внешнее оформление ежедневника было созвучно Вашему внутреннему состоянию, размер соответствовал вместимости Вашей сумки, а качество исполнения стимулировало брать ежедневник в руки. Лично я предпочитаю датированные экземпляры. Итак, заветный блокнот приобретён, и человек начинает вырабатывать привычку каждый вечер на протяжении нескольких минут заниматься планированием времени на завтра. А поскольку современный человек ставит перед собой достаточно много задач, одной страницы ежедневника может стать недостаточно. «Ерунда, – думают любители прогрессивных технологий. – Место на электронном листе программы-ежедневника закончится не скоро, можно планировать от души». А на завтра наступает переломный момент: с одной стороны, день распланирован от и до, с другой – из списка в 30 дел человек успевает выполнить только 15. «Я плохо справляюсь с реализацией планов! – возникает первая мысль. – Но ничего, завтра всё успею!». И человек переносит свои незавершённые дела на завтра, присовокупляя их к ещё 30-ти новым делам. У такой ситуации есть два пути разрешения. Первый и наиболее популярный: «Всё, надоело! Эта система неэффективна!». Второй: «Я что-то делаю не так. Нужно снова разбираться!».

У тех, кто выбрал второй путь, есть все шансы прийти к идее распределения дел по приоритетам. Именно такой фильтр я и предлагаю применить к изучаемой нами системе тайм-менеджмента.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра

Вопросами эффективного планирования времени на протяжении столетий задавались миллионы людей. И некоторым из них на ум приходили гениальные варианты. Одним из таких людей оказался 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, который разработал матрицу, позволяющую систематизировать дела параметрам Важность и Срочность.

Давайте разберёмся со значениями этих двух основных для модели Эйзенхауэра понятий.

Срочные дела – дела, которые «горят». За их выполнение нужно браться немедленно.

Важные дела – дела, которые приводят Вас к достижению цели. Именно такие дела с особой регулярностью встречаются в ежедневниках успешных людей.

А вот, собственно, и сама матрица, к описанию которой мы приступим ниже.

Всё по полочкам. Точнее, по квадратикам

Для Времени на бизнес и Времени на ценности – двух блоков тайм-менеджмента, требующих особенно тщательного подхода – нам понадобятся две отдельно заполненные матрицы: одна тайм-матрица на Бизнес, одна – на Ценности. Я предлагаю проиллюстрировать метод, предложенный Дуайтом Эйзенхауэром, примерами из области бизнеса.

Квадрат «Срочные и важные дела»

В идеале мы держим этот квадрат пустым до того времени, пока ситуация не подтолкнёт нас к его заполнению. Пример такого развития событий: важное командное мероприятие, спикером которого Вы являетесь, по определённым причинам переносится со следующего месяца на следующую неделю. Так, время на подготовку, распределённое Вами на месяц, суммируется в квадрате «Срочные и важные дела» и перераспределяется на недельный срок. Подобное встречается не часто, но, тем не менее, оно не выходит за рамки системы управления времени и не выбивает Вас из колеи.

Другой вариант – когда человек всё время живёт в подобном ритме. Воспринимая большинство дел как срочные и важные, он всё время бежит, не в силах остановиться, не оставляя себе время на качественный отдых и даже в отпуске не расставаясь с сотовым телефоном. Подход к делам с позиции «незаменимого оперативного управляющего» опасен синдромом выгорания. В один момент, выбившись из сил, человек останавливается и, сокрушаясь на несправедливость мироустройства, тяжело вздыхает: «Всё, я устал». Этот посыл из глубины измотанной души Вселенная воспринимает как руководство к действию: «Устал? Так приляг, отдохни!». Нередко после такого ответа свыше человек ложится не на диван, а на больничную койку с серьёзным заболеванием (вплоть до онкологии). Кто-то теряет семью, не способную больше ждать, кто-то бросается в объятия зелёного змия. В любом случае ни один из возможных сценариев не позитивен. Если, читая, Вы начали узнавать себя, остановитесь и задумайтесь: зачем Вам такая жизнь? Может быть, Вы уже достаточно поработали пожарным, который всю жизнь занят борьбой с огнём? Возможно, лучше перераспределить своё время на профилактику возгораний?

Квадрат «Срочные и не важные дела»

Всё, что попадает в данный квадрат, не связано с достижением цели, но зачастую является неотъемлемой частью нашей жизни. Внезапный звонок бывшего коллеги, желающего узнать, как Ваши дела; неожиданно нагрянувшие рекламные агенты; организованное группой активистов в разгар рабочего дня поздравление одного из партнёров с днём рождения – всё это требует небольшого, но времени. И если не научиться вести учёт минутам, вкладываемым в срочные, но не важные дела, когда-нибудь они рискуют превратиться в часы личной неэффективности. Помните, в третьей части статьи «Машина времени: азы управления» мы говорили важности самообразования? Серьёзно занимающиеся сетевым бизнесом люди отличаются достаточно высокой скоростью личностного взросления. Любой Лидер TianDe способен предоставить чёткую картину собственных ценностей и принципов, руководствуясь которыми он развивает бизнес. Умение, не сворачивая, идти осознанно выбранным путём говорит о сильной воле человека. Внутренняя упорядоченность позволяет ему строить отношения с партнёрами согласно достойным внутренним законам, например, по правилу «выигрыш-выигрыш». Его невозможно серьёзно «отвлечь» от намеченной цели срочными не важными делами: он знает цену собственному времени. На мой взгляд, умение по-настоящему ценить отведённые на бизнес и личную жизнь часы и минуты необходимо абсолютно каждому. Иначе в окружении всегда найдутся желающие до отказа заполнить Ваш квадрат «Срочные и не важные дела» своими задачами.

А вот и пример. Ответив на звонок давней подруги Анны, Татьяна слышит в трубке такую просьбу: «Дорогая, мы так давно дружим, правда? А мне сегодня как никогда нужна помощь надёжного друга! Через два часа я должна встретить родственников в аэропорту, а у меня форс-мажор на работе! Выручишь, привезёшь моих гостей в город?». «Мы действительно очень давно дружим, и я хорошая подруга. Как я могу отказать? – думает Татьяна. – А что я собиралась сделать в ближайшие два часа? Да вроде, ничего особенного». Через два с половиной часа Татьяна звонит Анне – сообщить о том, что родственники в городе и уточнить, куда конкретно их отвезти, на что слышит ответ: «Они должны были переночевать у меня, но я просто зашиваюсь на работе! Просижу над отчётом до полуночи, не меньше… Может, ты сможешь приютить их у себя до завтра? Площади у тебя позволяют…». Оценивая срывающиеся планы на вечер, Татьяна думает: «Ну что ж, такое не каждый день случается, а с мужем мы и на следующей неделе на концерт сходим. В конце концов, я же хорошая подруга». На утро Анна звонит первой: «Представляешь, я вернулась домой в три утра, и уже снова на работе! Чувствую, сегодняшний день будет не легче. Слушай, Тань, я тебя очень прошу, пусть мои пока у тебя поживут? Они всего-то на два дня в нашем городе, дела сделают и отчалят, а? Я буду так благодарна! Реально не успею сегодня с работы за ними приехать, а завтра вечером у них уже самолёт…». Как на это предложение отреагировала Татьяна, думаю, Вы уже догадались. Назавтра она благополучно провожает неожиданных гостей в аэропорт, получив за это порцию благодарностей от Анны. А через полгода, когда Татьяне самой срочно требуется транспортная помощь, в ответ на свою просьбу, адресованную Анне, она слышит: «Дорогая, мы ведь так много лет вместе! Я так ценю нашу дружбу! Ты столько добра мне сделала, вспомнить хоть ситуацию с моими родственниками. Ещё раз от души благодарю тебя за помощь! Но, ты знаешь, я, к сожалению, не могу тебе сейчас помочь… Я была бы очень рада, правда, но ведь ты меня не предупредила… Хотя бы вчера позвонила… заранее нужно… а сегодня я никак, понимаешь?». Татьяна молча кладёт трубку телефона, проклиная про себя несовершенство мира. Дружба трещит по швам… А кто виноват? Анна, безусловно, выглядит в данной ситуации отрицательным персонажем. Но насколько положительна Татьяна, позволившая подруге, перекроить её планы на свой лад? Если Татьяна действительно не располагала более важными планами на два часа, давшие начало всей этой истории, почему она позволила этим двум часам трансформироваться в двое суток? Ведь у Анны, к счастью, «горел» только отчёт – но не дом и не дача! Почему запланированный заранее семейный выход в свет стал жертвой чьих-то провалившихся планов?

Умение говорить «нет», за которым не последует испорченных отношений – колоссальный навык (и в одной из дальнейших статей мы более подробно расскажем о нём). Не освоив его, человек рискует прожить жизнь в позиции жертвы.

Квадрат «Не срочные и не важные дела»

Самый страшный квадрат, который у большинства людей всегда полон. Минуты, проведённые в социальных сетях «просто так» и долгие часы у телевизора без цели отдохнуть. Эти, на первый взгляд, безобидные «дела» крадут не только наше драгоценное время, но и снижают уровень нашего энтузиазма, распыляют наше внимание, всё дальше уводя его от главного – от цели.

Появляются мысли на тему «Чем бы заняться?»? Значит, пора серьёзнее подойти к вопросу планирования времени. Поймав себя в ловушке праздности, задайтесь вопросом: «Какое дело я не делаю в данный момент?». Скорее всего, ответ будет посвящён делу, которое способно привести Вас к цели.

Квадрат «Не срочные и важные дела»

Самый оптимальный в плане тайм-менеджмента эффективных людей квадрат, предназначенный для запланированных дел, которые ведут Вас к цели. Это, во-первых, постановка планов: на месяц, на неделю (о чём я неустанно напоминаю каждый месяц читателям Утренних приветствий). Это, конечно же, регулярное время на общение с Дистрибьюторами первой линии, рассматривающими проект TianDe как основной источник дохода. Это, безусловно, ежедневное саморазвитие.

Моя рекомендация: заполняя данный квадрат, пишите планы на неделю: так Вам легче будет управлять ими при возникновении нестыковок, основанных на человеческом факторе. Встреча с Ивановым отменилась по объективной причине? Займите время, отведённое для неё, чтением бизнес-литературы, а завтрашнее время, предназначенное для книг, посвятите Иванову. Не ставьте выполнение ежедневных планов выше отношений с людьми, учитесь гибкости.

Напутствие Вышестоящего спонсора

Уважаемые партнёры! Базовые советы относительно планирования времени позади. Но впереди у Вас ещё более интересная, осознанная жизнь. Шлифуйте свои дни и часы инструментами, полученными из шести частей статьи «Машина времени: азы управления», поверьте, всё в Ваших силах.

Занимаясь тайм-менеждментом, помните: Вы планируете не время, а ЖИЗНЬ! Будьте последовательны и постоянны – не пробегайте мимо главного и не концентрируйтесь на мимолётном. Я искренне желаю, чтобы ВРЕМЯ – величина, достойная уважения – всегда оставалось одним из самых надёжных Ваших друзей!

Источник изображения в тексте (матрица Эйзенхауэра):
http://trenerskaya.ru/upload/userfiles/images/8b9764676f6b2730004bf78c2c1d7301.jpg